グループウェアの役割

グループウェアは企業にとって情報収集の基盤でもあり、社員のコミュニケーションツールとしての役割もあります。
社内での情報収集のツールとしてのグループウェアは主に社員が行動した内容をまとめることに使われます。


営業日誌やスケジュール設定から出張申請など、会社で行われる業務が逐一収集され、特に営業活動では重要なデータとなることが多くなっています。

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また、相手先の情報など他の社員にも有益なデータも多く、適切にデータが蓄積されることが重要です。

グループウェアは社員のコミュニケーションのツールとしても利用されます。

メールやメッセンジャー機能などは使いこなすまでに時間がかかる社員も多いですが、スマートフォンからも利用できることでさまざまな分野で活用が進んでいます。

社外のツールも多数ありますが、社内の情報を漏らさないために利用を禁止しているケースも多く、グループウェアのツールは重要性が増しています。


また、BBS機能など、社員同士のやり取りが公開されることで他の社員にも有益な情報であることも多いですし、社員同士の輪が広がることも期待されています。



利点の多いグループウェアですが、参加しなければ利点を享受できません。



そのため、積極的に社員が参加できる仕組みづくりが求められており、企業ごとに利用促進のための方策がとられることが多いです。

特に、トップから率先して利用し、会社として重要であると皆に伝えることが大事でもあります。